KI im Betrieb: verstehen, einsetzen, automatisieren
Die Frage ist selten, ob sich etwas automatisieren lässt. Die Frage ist, ob es sich lohnt. Und ob im Betrieb überhaupt jemand weiß, was das Werkzeug tut.
Es fängt nicht bei der Automatisierung an. Es fängt damit an, dass jemand die Werkzeuge kennt. Deshalb gibt es hier beides: die persönliche Schulung und den fertig gebauten Ablauf.
Für wen das gedacht ist
Für Selbständige und kleine Unternehmen ohne eigene IT. Für Betriebe, in denen Anfragen liegen bleiben, Angebote handgeschrieben werden und die Ablage aus einem Ordner namens Neuer Ordner 3 besteht.
Drei Stufen, ein Einstiegspunkt
Stufe 1: Schulung
Persönlich, an Ihren eigenen Aufgaben. Claude und ChatGPT verstehen, brauchbare Ergebnisse bekommen, eigene Inhalte sichern. Passt, wenn KI im Haus benutzt wird, aber niemand richtig weiß, wie.
Stufe 2: Begleitung
Sie bauen die ersten Abläufe selbst, mit Rückfragen und Korrektur. Passt, wenn die Grundlagen sitzen und die Umsetzung stockt.
Stufe 3: Betrieb
Ich baue die Automatisierung, übergebe sie mit Anleitung und Fehlerweg. Passt, wenn die Aufgabe klar ist und einfach laufen soll.
Die Stufen bauen aufeinander auf, sind aber einzeln buchbar. Wer bei 3 einsteigt, bekommt die Einweisung trotzdem. Sonst betreibt am Ende niemand, was gebaut wurde.
Stufe 1: Persönliche KI-Schulung
Kein Webinar mit vierzig Teilnehmenden. Ein Termin, Ihre Aufgaben, Ihr Bildschirm.
Welches Werkzeug wofür
Claude, ChatGPT und die übrigen können nicht dasselbe gleich gut. Wir gehen an Ihren echten Aufgaben durch, welches Werkzeug wo trägt. Eine Liste von Funktionen, die Sie danach nie wieder anfassen, sparen wir uns.
Warum die Ergebnisse schlecht sind
In den meisten Fällen liegt es nicht am Modell, sondern an der Frage. Wie eine brauchbare Anweisung aussieht, lässt sich in einem Nachmittag lernen. Sie schreiben die Prompts für Ihre eigenen wiederkehrenden Aufgaben und nehmen sie mit.
Ihre Inhalte gehören Ihnen
Monatelange Arbeit steckt in Chats, die niemand sichert. Wir gehen durch, wie Sie Ihre ChatGPT-Verläufe exportieren, was der Export tatsächlich enthält und was nicht, und wie die Inhalte in eine eigene Ablage kommen, auf die Sie auch ohne das Werkzeug zugreifen.
Was nicht ins Sprachmodell gehört
Personenbezogene Daten, Kundenunterlagen, Verträge. Wo die Grenze liegt und welche Einstellungen den Unterschied machen, gehört in dieselbe Schulung, nicht in ein Merkblatt danach.
Formate
Einzeltermin oder kleine Gruppe aus dem eigenen Betrieb. In Berlin vor Ort oder online. Halbtags als Einstieg, danach nach Bedarf.
Was Sie danach haben: eigene, erprobte Prompts für die Aufgaben, die sich bei Ihnen wiederholen. Einen gesicherten Export Ihrer bisherigen Inhalte. Und eine Einschätzung, was sich im nächsten Schritt zu automatisieren lohnt.
Hinweis zur KI-Verordnung der EU: Für Betriebe, die KI einsetzen, bestehen Anforderungen an die KI-Kompetenz der Beschäftigten. Ob und in welchem Umfang das für Ihren Betrieb gilt, wird vorab geklärt und nicht pauschal behauptet.
Was sich in der Praxis lohnt
Anfragen
Eingangsbestätigung, Weiterleitung aufs Handy, Erfassung. Keine Anfrage bleibt liegen.
Angebote
Vorlage befüllen, Nummern vergeben, versenden. Weniger Tippen, weniger Fehler.
Termine
Buchung auf der Website, Erinnerung, Absagebehandlung. Weniger Telefonate.
Belege
Erfassung, Benennung, Ablage für die Buchhaltung. Kürzere Übergabe.
Dateien
Einheitliche Ordnerstruktur und Benennung. Suchen entfällt.
Wiederkehrendes
Berichte, Erinnerungen, Übergaben. Verlässliche Abläufe.
Angefangen wird nicht mit dem Werkzeug, sondern mit einer Woche Mitschreiben: Welche Aufgaben wiederholen sich, wie oft, wie lange dauern sie, wie fehleranfällig sind sie. Erst danach steht fest, was sich rechnet.
Womit gearbeitet wird
n8n für Abläufe, Sprachmodelle für Texte und Einordnung, dazu die Werkzeuge, die bei Ihnen schon im Einsatz sind. Kein neues System, wenn das vorhandene reicht. Bevorzugt werden Lösungen, die Sie auch ohne mich weiterbetreiben können.
Datenschutz, klar geregelt
Vor jeder Automatisierung wird festgelegt, welche Daten verarbeitet werden und wo. Personenbezogene Daten werden nicht ohne Grundlage an Sprachmodelle übergeben. Wo eine Auftragsverarbeitung nötig ist, wird sie geschlossen. Das ist kein Kleingedrucktes, sondern Teil der Planung.
Wie es abläuft
Schritt 1: Erstgespräch
30 Minuten, kostenlos.
Schritt 2: Aufnahme
Die wiederkehrenden Aufgaben werden erfasst. Eine Woche, überwiegend bei Ihnen.
Schritt 3: Vorschlag
Reihenfolge und Aufwand, schriftlich.
Schritt 4: Erste Automatisierung
Klein und nützlich, wenige Tage.
Schritt 5: Ausbau
Wenn die erste trägt, nach Bedarf.
Bewusst wird mit einer einzigen Automatisierung angefangen. Wer mit zehn startet, betreibt am Ende keine.
Häufige Fragen
Lohnt sich Automatisierung für kleine Unternehmen?
Ab dem Punkt, an dem eine Aufgabe wöchentlich wiederkehrt und immer gleich abläuft. Darunter selten.
Brauche ich dafür technisches Vorwissen?
Nein. Für den Betrieb reicht es, zu wissen, wo man nachsieht, wenn etwas hakt. Das ist Teil der Übergabe.
Was passiert, wenn eine Automatisierung ausfällt?
Jeder Ablauf bekommt einen Fehlerweg: Benachrichtigung und ein manueller Ersatzweg. Nichts darf still ausfallen.
Ist der Einsatz von KI im Unternehmen erlaubt?
Ja, mit Regeln. Datenschutzrechtlich gilt die DSGVO, dazu kommen die Anforderungen der KI-Verordnung der EU, unter anderem zur Kennzeichnung. Was für Ihren Fall gilt, wird vorab geklärt.
Kann ich klein anfangen?
Genau so ist es gedacht. Eine Automatisierung, die funktioniert, überzeugt mehr als jedes Konzept.
Wie bekomme ich meine Inhalte aus ChatGPT heraus?
Über die Kontoeinstellungen lässt sich ein Datenexport anfordern, der per E-Mail zugestellt wird. Was darin steckt und was fehlt, sehen wir uns in der Schulung gemeinsam an. Danach steht fest, wie die Inhalte in eine Ablage kommen, auf die Sie auch ohne das Werkzeug zugreifen.
Lohnt sich eine Schulung, wenn wir KI schon benutzen?
Meistens gerade dann. Wer täglich damit arbeitet, hat sich Gewohnheiten angeeignet, die Ergebnisse kosten. Und Inhalte angesammelt, die nirgends gesichert sind.
Findet die Schulung vor Ort statt?
In Berlin auf Wunsch im Betrieb, sonst online. Der Unterschied im Ergebnis ist gering, der im Terminfinden groß.
Nächster Schritt
Erstgespräch, 30 Minuten, kostenlos. Bringen Sie eine Aufgabe mit, die Sie jede Woche nervt. Oder eine Frage zu einem Werkzeug, das Sie schon benutzen. Beides ist ein guter Anfang.